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Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (w/m/d) Antragsberatung
Teilzeit 50%

Bereich

Verwaltung

Tätigkeitsbeschreibung

Die Abteilung „Förderberatung“ der Dienstleistungseinheit Forschungsförderung am KIT unterstützt die Wissenschaft und das Präsidium bei der Einwerbung von Forschungsmitteln. Dazu informiert und berät sie KIT-Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler zu Förderprogrammen und -instrumenten von DFG, Bund, Land, Stiftungen, Helmholtz, EU und anderen internationalen Förderern.

Ihr Aufgabenbereich umfasst die Mitwirkung bei vielfältigen Abläufen in der Abteilung Förderberatung rund um die Einwerbung von Forschungsdrittmitteln durch die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des KIT. Dies beinhaltet die erste Kontaktaufnahme und Beratung von Antragstellenden, die Pflege von Informationsseiten zur Forschungsförderung im Intranet, die Prüfung und Bearbeitung von Anträgen, Bewilligungen und Drittmittelanzeigen, Dokumentation, Hintergrundrecherchen und Datenbankpflege sowie die Erstellung von Berichten und Statistiken und schließlich die Mitwirkung in der Planung, inhaltlichen Vorbereitung und Durchführung zielgruppenorientierter Informationsveranstaltungen und Vernetzungsformate.

Persönliche Qualifikation

Sie sollten über ein abgeschlossenes Studium (Hochschule/Bachelor) vorzugsweise im Bereich Verwaltungswissenschaften, Betriebswirtschaft, Europawissenschaften oder Wissenschaftsmanagement und eine mindestens dreijährige Berufserfahrung (idealerweise im Kontext Drittmittel an einer Hochschule oder Forschungseinrichtung) verfügen. Ebenfalls haben Sie ausgezeichnete Kenntnisse im Umgang mit gängigen EDV-Anwenderprogrammen (insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Internetapplikationen). Sie formulieren in der deutschen Sprache stilsicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, kommunikative Fähigkeiten, ein erprobtes Zeitmanagement und die Identifikation mit einem hohen Dienstleistungsanspruch gegenüber internen Kunden aus der Wissenschaft runden Ihr Profil ab.

Entgelt

EG 10, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Assistentin / Assistent (w/m/d) der Leitung
Teilzeit 50%

Bereich

Verwaltung

Tätigkeitsbeschreibung

Die Dienstleistungseinheit Forschungsförderung am KIT unterstützt die Wissenschaft und das Präsidium bei der Einwerbung von Forschungsmitteln, dem Management von Anträgen und Projekten, der Erhebung und Bereitstellung von Forschungsinformation sowie in Fragen der Forschungsstrategie inkl. Exzellenzstrategie.

Ihr Aufgabenbereich umfasst die Assistenz der Leitung der Dienstleistungseinheit durch Erstellung von Vortragsfolien in deutscher und englischer Sprache, Terminmanagement, projektbezogene Recherchen sowie die Planung, Organisation und Koordination interner Verwaltungsabläufe zur Unterstützung des Teams inkl. Sitzung, Veranstaltungen, Infrastruktur und Onboarding. Sie sorgen für reibungslose Verwaltungsabläufe und sind erste Ansprechpartner/in (w/m/d) für das Team und die internen Kunden. Als IT-Beauftragte/r (w/m/d) sind Sie Kontaktperson zur eigentlichen IT-Administration und erledigen einfache Services wie Anlage von E-Mail-Adressen oder Änderungen von Laufwerksberechtigungen selbst. Die Erstellung und Pflege von Internetseiten in deutscher und englischer Sprache und die Erstberatung interner Kunden gehören ebenfalls in Ihren Zuständigkeitsbereich.

Persönliche Qualifikation

Sie sollten über eine abgeschlossene Ausbildung z.B. Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d), Europasekretär/in (w/m/d) oder Veranstaltungskauffrau/kaufmann (w/m/d) verfügen und möglichst über eine mindestens zweijährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise an einer Hochschule oder Forschungseinrichtung. Eine exzellente Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, sehr gute Englischkenntnisse sowie die Beherrschung der gängigen Office-Software und Webseiten CMS wird vorausgesetzt. Eine kommunikative, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise und sowie Freude an Teamarbeit runden Ihr Profil ab.

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.