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Assistentin / Assistent (w/m/d) der Leitung
Teilzeit 50%

Bereich

Verwaltung

Tätigkeitsbeschreibung

Die Dienstleistungseinheit Forschungsförderung am KIT unterstützt die Wissenschaft und das Präsidium bei der Einwerbung von Forschungsmitteln, dem Management von Anträgen und Projekten, der Erhebung und Bereitstellung von Forschungsinformation sowie in Fragen der Forschungsstrategie inkl. Exzellenzstrategie.

Ihr Aufgabenbereich umfasst die Assistenz der Leitung der Dienstleistungseinheit durch Erstellung von Vortragsfolien in deutscher und englischer Sprache, Terminmanagement, projektbezogene Recherchen sowie die Planung, Organisation und Koordination interner Verwaltungsabläufe zur Unterstützung des Teams inkl. Sitzung, Veranstaltungen, Infrastruktur und Onboarding. Sie sorgen für reibungslose Verwaltungsabläufe und sind erste Ansprechpartner/in (w/m/d) für das Team und die internen Kunden. Als IT-Beauftragte/r (w/m/d) sind Sie Kontaktperson zur eigentlichen IT-Administration und erledigen einfache Services wie Anlage von E-Mail-Adressen oder Änderungen von Laufwerksberechtigungen selbst. Die Erstellung und Pflege von Internetseiten in deutscher und englischer Sprache und die Erstberatung interner Kunden gehören ebenfalls in Ihren Zuständigkeitsbereich.

Persönliche Qualifikation

Sie sollten über eine abgeschlossene Ausbildung z.B. Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d), Europasekretär/in (w/m/d) oder Veranstaltungskauffrau/kaufmann (w/m/d) verfügen und möglichst über eine mindestens zweijährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise an einer Hochschule oder Forschungseinrichtung. Eine exzellente Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, sehr gute Englischkenntnisse sowie die Beherrschung der gängigen Office-Software und Webseiten CMS wird vorausgesetzt. Eine kommunikative, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise und sowie Freude an Teamarbeit runden Ihr Profil ab.

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.